영어 비즈니스 회의, 어떻게 준비하면 좋을까?

비즈니스 회의는 조직의 성과와 목표 달성에 중요한 역할을 합니다. 특히, 영어로 진행되는 회의는 글로벌 시장에서 성공을 위해 필수입니다.

중요한 업무상 내용이 오가는 와중에 자신의 모국어가 아닌 언어로 회의를 진행해야 하는 것도 부담으로 다가올 수 있습니다.

그래서, 영어 비즈니스 회의를 준비하는 데 필요한 전략과 팁을 한 번 정리해보겠습니다.

성공적인 회의 준비를 위한 전략

회의 목적 설정

성공적인 회의의 첫 번째 단계는 회의의 목적을 명확히 설정하는 것입니다. 회의가 왜 열리는지, 회의를 통해 어떤 결과를 기대하는지 명확히 정의해야 합니다.

목적이 명확하면 참가자들이 회의 준비에 필요한 자료를 적절히 준비할 수 있고, 회의가 목표에 맞게 진행될 수 있습니다.

회의의 목적이 설정되면 회의에 필요한 영어 단어들이나 표현들을 미리 알아보는 등의 준비를 하며 영어에 대한 부분들도 미리 준비할 수 있습니다.

참가자 파악

회의 참가자들의 역할과 배경을 사전에 파악하는 것도 중요합니다. 참가자들이 어떤 기대를 가지고 있는지, 어떤 질문을 할 가능성이 있는지 예측하면 회의를 더욱 효과적으로 이끌 수 있습니다. 또한, 참가자들의 영어 능력을 고려하여 회의 자료나 발표 내용을 조정할 필요가 있습니다.

때로는 원어민처럼 영어를 능숙하게 하는 사람과 회의를 할 때도 있지만, 영어를 제 2, 제 3의 언어로 사용하는 사람들과 회의를 할 때도 있습니다. 원활한 의사소통을 위해 사용된 말이 어렵지 않은지, 모두가 이해를 정확히 했는지 살펴야 할 수도 있습니다.

영어 능력 향상

영어 비즈니스 회의에 참여하거나 주최하는 경우, 자신의 영어 능력을 향상시키는 것도 필요할 수 있습니다. 이는 비즈니스 용어, 표현을 익히거나 영어로 회의를 진행하는 능력을 향상하는 것을 포함할 수 있습니다.

이를 위해 비즈니스 영어 강좌를 수강하거나, 관련 서적을 읽거나, 영어 회화 연습을 꾸준히 하는 것이 좋습니다.

프레젠테이션 준비

회의 중 발표를 해야 한다면, 철저한 프레젠테이션 준비도 필요합니다. 발표 자료는 간결하고 명확해야 하며, 시각 자료를 활용하여 이해를 돕는 것이 좋습니다.

발표 내용을 영어로 충분히 연습하고, 예상 질문에 대한 답변을 미리 준비하는 것도 중요합니다.

기술 장비 점검

온라인 회의의 경우, 기술 장비의 점검은 필수입니다. 회의 전에 인터넷 연결 상태, 마이크, 카메라 등을 확인하여 기술적 문제가 없도록 합니다. 만약 문제가 있을 경우, 원활한 진행에 방해될 뿐만 아니라, 영어로 기술적인 부분도 설명해야 할 수도 있기 때문입니다.

필요한 경우, 화면 공유, 채팅 등 회의 플랫폼의 기능을 미리 숙지하고 몇 가지 기술 장비와 관련된 몇 가지 영어 표현들을 알아두는 것도 도움이 됩니다.

회의 후 팔로우업 및 피드백 수집

회의가 끝난 후에는 회의 내용을 정리하고, 결론과 다음 단계에 대한 팔로우업을 진행해야 합니다. 이를 통해 회의에서 논의된 내용이 실제로 실행될 수 있어야 합니다. 회의록을 작성하고, 관련 자료를 참가자들과 공유하는 것이 좋습니다.

마지막으로, 피드백을 수집하는 것도 중요합니다. 피드백을 통해 회의의 장단점을 파악하고, 향후 회의를 더욱 개선할 수 있습니다. 익명 설문조사나 개별 인터뷰를 통해 피드백을 받을 수 있습니다.

유용한 비즈니스 회의 영어 표현들

성공적인 회의를 위해 준비할 때 효과적인 의사소통을 위한 적절한 표현들을 연습하는 것도 중요합니다.

I’d like to discuss ~

비즈니스 회의에서 특정 주제를 제안하거나 논의를 시작할 때 유용하게 사용할 수 있는 표현입니다. 상대방에게 논의의 주제를 명확하게 전달하며, 참여자들의 적극적인 참여를 유도할 수 있습니다.

I'd like to discuss our marketing strategy for the upcoming quarter.

다음 분기 마케팅 전략을 논의하고 싶습니다.

Would you mind~?

회의 뿐만 아니라 일상적인 상황에서 상대방에게 정중하게 요청할 때 사용하는 표현입니다. 상대방이 요청을 부담 없이 거절할 수 있는 여지를 주면서도, 필요한 도움이나 정보 등을 요청할 수 있습니다. 또한 정중한 요청을 통해 의사소통이 더욱 원활해지고, 협력적인 분위기를 조성할 수 있습니다.

Would you mind explaining that point again?

그 요점 다시 설명해주시겠어요?

That might be a problem.

특정 제안이나 상황이 예상되는 결과에 부정적인 영향을 미칠 수 있음을 암시하며 잠재적인 문제를 지적하거나 우려를 표명할 때 사용하는 표현입니다. 상대방에게 상황의 심각성을 전달하면서도, 문제 해결을 위한 건설적인 대화를 촉진할 수 있습니다.

A: Should we delay the launch of the new product?
B: I'm sorry, but that might be a problem.

A: 신제품 출시를 미루는 것을 어떨까요?
B: 죄송하지만, 그건 문제가 될 수 있습니다.

I think that will work.

협의 상황에서 제안이나 계획에 동의하고 긍정적인 평가를 할 때 사용하는 표현입니다. 이 표현은 특정 아이디어나 해결책이 실질적으로 효과가 있을 것이라는 신뢰와 확신을 나타냅니다.

A: How about moving up the meeting to 2?
B: I think that will work.

A: 회의를 두 시로 앞당기는 건 어때요?
B: 그렇게 해도 될 것 같아요.

I see it differently.

회의나 논의에서 상대방의 의견에 대해 직접적으로 반대하지 않으면서도, 자신의 견해를 명확히 전달할 수 있는 방법입니다.협력적인 분위기를 유지하면서도 자신의 의견을 분명히 전달할 수 있어 효과적인 의사소통에 유용합니다.

I see it differently. We should focus more on our online marketing strategies.

전 다르게 봅니다. 저희의 온라인 마케팅 전략에 더 초점을 맞춰야 합니다.

Preparation doesn’t assures victory, it assures confidence.

영어로 하는 회의에 긴장되고 압박감이 느껴질 수 있지만, 차근차근 한 걸음씩 해나가는 것이 중요합니다. 논의해야 할 내용을 논의하고, 다음 단계로 넘어가는 회의를 자신감 있게 해나가는 것이 핵심입니다.

단계별로 준비를 해나가면서, 비즈니스에 필요한 영어를 연습하면 효율적이고 목표 지향적인 회의를 진행할 수 있을 것입니다.

글로벌 비즈니스 환경에서의 성공을 도모하는 데는 준비와 자신감이 중요하다고 할 수 있습니다!